Eläkehakemusten viritys siirtyy Kelalta työeläkelaitoksille

OIWAn tarkoituksena on antaa Kelalle entistä kattavampi kokonaiskuva asiakkaan tiedoista ja nopeuttaa etuuksien käsittelyprosesseja. Parantaakseen ja nopeuttaakseen tietojen toimittamista työeläkelaitoksille Kela lähettää skannatut eläkehakemukset ja niiden liitteet sähköisessä muodos- sa Arekin kautta 1.4.2011 lähtien. Kela ei toimita enää hakemusasiakirjoja paperisina. Käytännössä Kela lähettää kerran päivässä sähköiset asiakirjat Arekissa olevaan työeläkejärjestelmän keskuspisteeseen eli Santralle. Santra selvittää ohjelmallisesti eli ns. koneellisen ohjauksen avulla, mille laitokselle aineisto kuuluu, ja välittää sen edelleen kyseiseen laitokseen. Työeläkelaitos voi ottaa OIWA-aineiston vastaan sähköpostilla tai eräsiirtona.

OIWA-aineistossa on Suomessa asuvien tai Suomeen jätettyjä eläke- ja kuntoutushakemuksia ja niiden liitteitä. Eläkehakemus voi olla kansallinen, sosiaaliturvasopimus- tai EUhakemus. Aineistossa ovat mukana myös ulkomailta Kelan ulkomaan yksikköön saapuneet eläkehakemukset.

OIWA muuttaa hakemuksen viritystä. Kela ei enää tutki, mille työeläkelaitokselle hakemus tai muu asiakirja kuuluu, eikä tee vastaanottoilmoitusta Eläketurvakeskuksen hakemusrekisteriin. Tästä syystä on tärkeää, että työeläkelaitos tekee virityksen mahdollisimman pian. Kelan toivomuksena on, että se tehdään kolmen päivän sisällä hakemuksen vastaanottamisesta eli siitä, kun eläkelaitos on vastaanottanut hakemuksen joko sähköpostilla tai eräsiirtona.

Vielä ei ole tiedossa, miten OIWA-muutokset vaikuttavat Kelan laskutukseen. Työeläkepalvelun laskutuksen perusteita selvitetään seuraavan kerran syksyllä 2010.

EU-maiden välillä siirrytään sosiaaliturvatietojen sähköiseen tiedonvälitykseen 1.5.2012. EESSI-aikana kaikki Suomesta lähtevät ja Suomeen saapuvat sähköiset aineistot kulkevat Kelaan rakennettavan kansallisen Yhteyspisteen kautta. Tiedot kulkeva SED-sanomina, jotka korvaavat nykyiset E-lomakkeet. Yhteyspisteessä sanomat tallennetaan kansalliseen SED-rekisteriin, ja eläkelaitos voi katsella ja tulostaa tietoja SED-rekisterin käyttöliittymältä.

EESSI-aikana aloitetaan EU-hakemusten yhtäaikainen käsittely eläkelaitoksissa ja ETK:n UM-osastolla. Eläkelaitoksessa käsittelijä lukee ja päivittää EU-tietoja käyttöliittymällä. Muuten EU-hakemusten ja -päätösten kanssa toimitaan suurin piirtein kuten ennenkin.

Santra

Santra on Arekin omistama työeläkejärjestelmän keskuspiste, uusi järjestelmä, joka välittää työeläkesektorin tietoja Kelan, Yhteyspisteen, eläkelaitosten ja ETK:n välillä. Santran OIWA-vaihe käynnistyy 1.4.2011, kun Kela lähettää ensimmäisen sähköisen työeläkeaineistonsa. EESSI-vaiheessa 1.5.2012 sähköiseen virtaan uivat mukaan EU-aineistot.

Santra on esikuvansa mukaisesti vain välittäjä eikä tallenna tietoja. Arekissa on käynnistetty EESSI-hanke, joka koordinoi Santran määrittely- ja toteutusprojekteja. Porasto on mukana huhtikuussa käynnistyvässä ensimmäisen vaiheen projektissa.

Kustannuksia ja työtä

Työeläkejärjestelmän keskuspisteen esiselvitysprojekti päättyi maaliskuun lopussa 2010. Tätä kirjoittaessani loppuraportti ja projektin muut tuotokset eivät ole vielä käytettävissä. Ennakkotietona on kerrottu, että loppuraportissa arvioidaan uusien sähköisten palveluiden hintoja sekä käyttöönottovaiheessa että 10 vuoden ennusteella. Loppuraportista selvinnee myös, onko OIWA-aineiston vastaanottaminen eläkelaitoksissa sähköpostilla samanhintaista kuin eräsiirtona.

OIWA, EESSI ja Santra aiheuttavat paljon uutta järjestelmäkehitystä Kelassa, ETK:ssa ja Arekissa. Onneksi eläkelaitos tarvitsee uutta tekniikkaa pakollisesti suhteellisen vähän. Porasto on mukana Arekin projekteissa ja huolehtii, että eläkekassojen ja -säätiöiden erityistarpeet huomioidaan. Porastossa selvitetään paraikaa Kelan sähköisten aineistojen vastaanottoa eräsiirtona sekä sähköisten asiakirjojen käsittelyä, joka voitaisiin automatisoida asteittain. Sähköisten EU-aineistojen käsittelyä varten eläkelaitos ei tarvitse omia järjestelmiä. Käsittelijä joutuu kuitenkin opettelemaan kaksi uutta käyttöliittymää, EU:n WEBICin ja Kelan SED-rekisterin käyttöliittymän.

Suunnitelmat ovat hyvällä tolalla, mutta toteutuksella on riskinsä ja aikataulu on tiukka. Toivottavasti tämä EU:n laajuinen projekti kuitenkin onnistuu ja saamme pian nauttia nopeasta ja virheettömästä sähköisestä tiedonvälityksestä.

Teksti: Jaana Degerman